Virtuelle Zusammenarbeit – Auch im Home-Office als Team agieren

Seit Ende Januar 2021 arbeiten 24 Prozent und damit knapp ein Viertel der 6.200 befragten Erwerbstätigen ausschließlich oder überwiegend im Home-Office, während das Vorkrisen Niveau bei nur vier Prozent lag. (Statista 2021) Von jetzt auf gleich sind Arbeitnehmer deutschlandweit ins Home-Office gewechselt, was deren gesamten Arbeitsalltag auf den Kopf stellt.

Chancen und Risiken

Der neue Arbeitsalltag birgt Chancen und Risiken. Die Arbeitnehmer genießen eine verbesserte Work-Life-Balance, höhere Flexibilität, sowie Zeit- und Kostenersparnisse, da der Weg zum Arbeitsplatz wegfällt. Zudem sind sie weniger Ablenkungen am Arbeitsplatz ausgesetzt, da sich die Anzahl an Telefonanrufen im Home-Office reduziert und weniger unproduktiven Meetings und Smalltalks stattfinden.

Andererseits genießen die Arbeitnehmer durch den „isolierten“ Arbeitsplatz weniger soziale Kontakte, die stattdessen durch mehr Mailverkehr und Chats ersetzt werden. Während sie im Büro durch Kollegen, Anrufen etc. abgelegt werden, verlieren die Arbeitnehmer im Home-Office durch andere Einflussfaktoren den Fokus. Seien es Familienmitglieder, der Haushalt oder das Haustier, Zuhause ist jeder einzelne gefragt sich stets beim Arbeiten zu disziplinieren.

Vier Erfolgstipps im Home-Office

Auch PERICON hat als Reaktion auf die akute Bedrohung durch Covid-19 ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermöglicht, von zu Hause aus arbeiten zu können. In den vergangenen Monaten durfte somit auch unser Team einige Erfahrungen sammeln, wodurch sich für uns vier Erfolgstipps für eine gut funktionierende virtuelle Zusammenarbeit herauskristallisiert haben.

1. Kommunikation auf Unternehmensebene

Da der doch so wichtige Flurfunk aktuell nicht mehr möglich ist, ist es umso wichtiger Nachrichten für die Allgemeinheit auch aktiv mitzuteilen. Am heimischen Arbeitsplatz fokussieren wir die Arbeit hauptsächlich auf unsere Aufgaben und die des eigenen Teams.

Der informelle teamübergreifende Austausch verliert sich schnell als Teil des Arbeitsalltages. Dabei ist der Austausch wichtig für das Gemeinschaftsgefühl eines Unternehmens und fördert den gegenseitigen Unterstützungswillen.

So hält PERICON die Tradition von Mitarbeiterversammlungen in Form von Teams-Konferenz bei, damit der teamübergreifende Austausch nicht zum Erliegen kommt und nicht ein weiterer Kommunikationskanal versiegt.

Darüber hinaus haben wir die Teams Gruppe „interne Abstimmung“ ins Leben gerufen, um einen direkten Kommunikationskanal für allgemeine interne Themen zu schaffen.

2. Kommunikation auf Teamebene

Für Führungskräfte gilt, ihr Team mit allen relevanten Informationen in Bezug auf die tägliche Arbeit und zu versorgen. Darüber hinaus sind auch persönliche Momente wichtig, die bewusst in den Kommunikationsprozess miteinbezogen werden können.

Eine harmonische Teamkultur ist Grundlage für eine funktionierende Zusammenarbeit. Es ist deshalb notwendig, die sozialen Aspekte der Zusammenarbeit im Büro auch im Homeoffice erlebbar zu machen, sei es durch gemeinsame virtuelle Mittagspausen, eine gemeinsame virtuellen Kaffeepause, oder das regelmäßige Telefonat am Ende eines Arbeitstages.

3. Nutzen aller Kommunikationsmöglichkeiten

Wenn große Teile des Teams, die ganze Abteilung, ja die ganze Firma ins Home-Office wechselt, ändert sich zwangsläufig die Art der Kommunikation. Wie können nun Aufgaben, Prozesse und Meetings im Home-Office geregelt werden?

Digitalisierung und moderne Technik machen es Ihnen leicht, die Kommunikation aufrecht zu erhalten. Demnach sollte das Team nicht ausschließlich auf eine Kommunikation via E-Mail zurückgreifen, sondern sollte das volle Spektrum an Möglichkeiten nutzen.

Schalten Sie sich per Video- oder Telefonkonferenz zu Meetings zu, vereinbaren Sie Zeiten für Telefonate oder arbeiten Sie gemeinsam an einem Online-Dokument. All diese Kommunikationskanäle führen zu einem dynamischen Arbeitsalltag trotz Home-Office.

4. Feste Arbeitszeiten und Pausen

Ein heimischer Arbeitstag unterscheidet sich stark von einem Arbeitstag im Büro. Die Anfahrt ins Büro, der morgendliche Smalltalk mit den Kollegen und kurzfristige Meetings fallen weg.

Ein Home-Office Tag verläuft somit in der Regel selbstbestimmter als ein gewöhnlicher Bürotag. Diese zusätzliche Freiheit erfordert jedoch Struktur. Deshalb ist es aktuell umso wichtiger sich selbstständig den heimischen Arbeitstag zu strukturieren.

Das Planen des Arbeitstages im Vorfeld hat sich dabei in den vergangenen Monaten als sehr hilfreich herausgestellt. Zum einen hilft es Ihnen die Struktur Ihres Arbeitsalltages zu wahren und zum anderen informieren Sie auch Ihre Kollegen, woran Sie gerade arbeiten.

Nutzen Sie Ihren Kalender und buchen Sie beispielsweise Fokus-Slots, Videokonferenzen, oder Administrationsaufgaben. Auch Mittagspause sollten eingetragen werden und auch wirklich stattfinden, um möglichst konzentriert und produktiv anschließend weiterarbeiten zu können.

Eines ist klar die aktuelle Zeit ist für uns alle herausfordernd, aber mit ein paar Tricks können wir uns die ein oder anderen Arbeitsschritte erleichtern.