Kennzahlen im Unternehmensbereich Personalwesen

Obwohl das Personalwesen für den Erfolg des Unternehmens eine wesentliche Rolle spielt, wird dieser Bereich bei der Erhebung von Kennzahlen häufig nicht ausreichend berücksichtigt. Um Optimierungspotenziale in Bezug auf die Mitarbeiterleistungen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen abzuleiten, sind die entsprechenden Kennzahlen im Personalwesen jährlich zu erheben. Bspw. ist die Mitarbeiterzufriedenheit eine wichtige Kennzahl, welche sich indirekt auf die Produktivität und Loyalität der Mitarbeiter auswirkt. Eine abnehmende Mitarbeiterzufriedenheit kann ein Indikator für eine Unternehmenskrise sein. Dies unterstreicht die Notwendigkeit dieser Kennzahlen.

Die Kennzahlen im Personalwesen sind oft quantitativ geprägt. Für einen vollständigen Überblick sind ebenfalls qualitative Kennzahlen zu nutzen. Die erläuterten Kennzahlen liefern Informationen zur Motivation, Zufriedenheit und Effizienz der Mitarbeiter, woraus gezielte Maßnahmen abzuleiten sind.

Die Frühindikatoren für den Unternehmensbereich Personalwesen:

• Krankheitsquote (Krankheitsarbeitstage / Sollarbeitstage (in %)):
  Bei der Krankheitsquote werden die Krankheitsarbeitstage mit den Sollarbeitstagen ins Verhältnis gesetzt. Eine zu hohe bzw. steigende Krankheitsquote lässt auf eine sinkende Mitarbeitermotivation, ein schlechtes Betriebsklima oder Arbeitsbelastung schließen. Motivationsmaßnahmen, Änderung der Arbeitsumstände oder besondere Anreize zur Erfüllung der Sollarbeitstage können die Krankheitsquote verringern. Es ist ein Vorjahresvergleich heranzuziehen, da bspw. mit der Grippesaison höhere Krankheitsquoten einhergehen. In Deutschland stieg die durchschnittliche Anzahl der Krankheitstage aller Beschäftigten von 8,1 Tagen im Jahr 2007 auf rund elf Tage im Jahr 2019[1]. Krankheitsquoten entwickeln sich branchenspezifisch. Am höchsten war der Krankenstand im Bereich der Wasserversorgung, Abwasser- und Abfallentsorgung mit 25,2 Tagen im Jahr 2019, während die Branche Information und Kommunikation lediglich 10,6 Tage ausweist.[2] Darüber hinaus unterscheidet sich der Krankenstand je nach Berufsgruppe. Im Bereich Bau- und Transportgeräteführung lagen die durchschnittliche Krankheitsquote im Jahr 2019 bei rund 29,8 Tagen, dagegen waren Arbeitnehmer mit Lehr- und Forschungstätigkeit an Hochschulen nur rund 4,9 Tage erkrankt.[3]

• Fluktuationsquote (Personalabgänge / gesamter Personalbestand (in %)):
  Die Fluktuationsquote setzt die Personalabgänge zum Gesamtpersonalbestand ins Verhältnis. Wenn Mitarbeiter regelmäßig kündigen, verringert sich die Produktivität im Unternehmen, da neue Mitarbeiter zunächst eingearbeitet werden müssen und in dieser Zeit vergleichsweise unproduktiv sind. Gründe für eine hohe Fluktuationsquote können unternehmensbedingte Gründe wie bspw. unangenehmes Betriebsklima, ungute Zusammenarbeit mit Vorgesetzten oder im Team, ungeeignete Aufgabenstellungen, hohe Belastungen, geringe Verantwortung, unflexible Arbeitszeiten oder fehlende Entwicklungsmöglichkeiten sein. Des Weiteren können persönliche Gründe wie berufliche Veränderung, Umzug, Selbstständigkeit, Weiterbildung und Pensionierung die Ursachen für das Ausscheiden aus dem Unternehmen darstellen. Die Ursachen lassen sich mithilfe von Befragungen erheben und durch Maßnahmen, wie z.B. flexible Arbeitszeiten, gutes Betriebsklima und marktgerechte Entlohnung beheben und sorgen dafür, dass das Unternehmen für Arbeitnehmer attraktiver wird. Die Fluktuationsrate ist zudem in Verbindung mit der Altersstruktur zu analysieren, um daraus weitere Erkenntnisse hinsichtlich der internen Nachbesetzung zu identifizieren. Die Fluktuationsquote entwickelt sich ebenfalls branchenspezifisch. Branchen mit hohen Fluktuationsraten sind die Land- und Forstwirtschaft sowie Fischerei mit 78,2 Prozent (saisonale Schwankung), das Gastgewerbe mit 68,1 Prozent (saisonale Schwankung) und Information und Kommunikation mit 67,4 Prozent (Call Center). Die niedrigsten Fluktuationsraten verzeichnen die Branchen: Öffentliche Verwaltung, Verteidigung und Sozialwesen mit 13,4 Prozent, Metall- und Elektroindustrie mit 17,0 Prozent sowie Bergbau, Energie- und Wasserversorgung mit 17,4 Prozent.[4]
  Die Frühfluktuation ist eine besondere Art der Fluktuation. Sie ist eine wichtige Kennzahl im Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitern. Die Kennzahl berechnet sich aus den neu besetzten Stellen und eventuellen Abgängen während der Probezeit. Der Erhebungszeitraum beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und endet zeitgleich mit der Probezeit.

• Kosten für Personalentwicklungsmaßnahmen je Mitarbeiter (Kosten für Personalentwicklungsmaßnahmen / Mitarbeiter):
  Die Kosten für Personalentwicklungsmaßnahmen umfassen bspw. Fortbildungen, Mentoring, Coaching, Seminare und Workshops. Unterforderte Mitarbeiter sind nach kurzer Zeit oft unmotiviert. Durch Schulungsangebote kann die Produktivität und die Einsatzbereitschaft gesteigert werden. Fort- und Weiterbildungen bieten den Mitarbeitern auch langfristig Perspektiven sich innerhalb des Unternehmens zu spezialisieren und hierarchisch aufzusteigen. Im Jahr 2018 lagen die Investitionen von deutschen Unternehmen in Weiterbildungsmaßnahmen bei 607 EUR pro Mitarbeiter. Bis 2023 soll dies bis auf rund 820 EUR pro Mitarbeiter steigen.[5]

• Verbesserungsvorschlagsquote (Anzahl der Verbesserungsvorschläge / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter):
  Die Verbesserungsvorschlagsquote kann als Maß für kreative und konstruktive Mitarbeiter genutzt werden. Darüber hinaus dient sie auch als Indiz für Änderungsbedarfe. Für eine differenziertere Betrachtung ist auch eine Aufgliederung nach Unternehmensbereichen möglich.

• Auslastungsgrad (aktuelle Personalauslastung / gesamte Personalkapazität (in %)):
  Die Kennzahl gibt Aufschluss darüber, ob der Personalbestand für die künftigen Aufgaben ausreichend ist oder ein Stellenaufbau oder -abbau eine wirtschaftlich sinnvolle Maßnahme darstellt. Während bei Anlagen und Maschinen ein möglichst hoher Auslastungsgrad erstrebenswert ist, gestaltet sich die Bestimmung einer optimalen Personalauslastung als schwieriger, da es bei einer langfristigen Auslastung von 100 Prozent zu einer Überlastung der Mitarbeiter und somit zu negativen Effekten, wie höheren Fehlerquoten und geringerer Mitarbeitermotivation, kommen kann. Zur Bestimmung eines optimalen Auslastungsgrades ist ein Branchenvergleich hilfreich. Es sollte darauf geachtet werden, dass kurzfristige, neue Aufgaben bearbeitet werden können, ohne dass bestehende Aufgaben darunter leiden. Um eine detailliertere Auswertung zu erhalten, sollte der Auslastungsgrad für einzelne Abteilungen oder Bereiche erfasst werden.

• Altersstruktur (Anzahl der Mitarbeiter einer Altersgruppe / Gesamtzahl der Mitarbeiter (in %)):
  Die Altersstruktur eines Unternehmens beschreibt den Anteil der jeweiligen Altersgruppe an der Gesamtmitarbeiterzahl. Um die Altersstruktur zu bestimmen, sind zunächst Altersgruppen festzulegen, die für die Kategorisierung der Belegschaft geeignet sind. Wenn aus der Altersstruktur hervorgeht, dass im Unternehmen Mitarbeiter im Alter von über 60 Jahren beschäftigt sind, ist frühzeitig eine geeignete Mitarbeiternachfolge zu regeln. Es wird empfohlen ein Gleichgewicht zwischen den Altersgruppen herzustellen, um neue Ideen und langjährige Erfahrungen zu kombinieren. Das Durchschnittsalter der Erwerbstätigen in Deutschland stieg zwischen 2004 und 2017 von 41,9 Jahren auf 44,1 Jahre an und soll Schätzungen zufolge bis 2030 auf rund 45 Jahre steigen.[6] Die Personalstruktur lässt sich nicht nur bezogen auf das Alter der Mitarbeiter analysieren, auch hinsichtlich des Bildungsabschlusses, der Position, des Geschlechts etc. Grundsätzlich ist die Analyse jeder Erhebungseinheit, mit Bedeutung für den zukünftigen Personalbedarf oder die Personalentwicklung, wichtig für ein Unternehmen.

Die Spätindikatoren für den Unternehmensbereich Personalwesen:

• Personalaufwandsquote (Personalaufwand / Gesamtleistung des Unternehmens (in %)):
  Die Personalaufwandsquote ermöglicht eine Beurteilung darüber, mit wie viel Personalaufwand ein Unternehmen die Leistungen erbringt. Dadurch kann ein Vergleich zwischen der Effizienz des Personaleinsatzes und der Produktivität hergestellt werden. Mit einer hohen Personalaufwandsquote gehen häufig hohe Fixkosten einher. Im Falle eines Rückgangs im Auftragsvolumen können diese nur zeitverzögert reduziert werden und ggf. zu finanziellen Schwierigkeiten führen. Ebenso kann das Lohnniveau verglichen werden, wenn die Anzahl der Mitarbeiter im Branchenvergleich zusätzlich berücksichtigt wird. In Dienstleistungsunternehmen sind Quoten um rund 60 Prozent üblich, während in Produktionsunternehmen und im Handwerk rund 30 Prozent als Richtwert gelten.[7]

• Personalkosten je Mitarbeiter (gesamte Personalkosten / Anzahl der Mitarbeiter):
  Diese Kennzahl ermöglicht eine bessere Planung der Personalkosten im Zeitablauf. Zudem ist eine Erhebung nach Gliederungsmerkmalen wie dem Monat, der Mitarbeiterstrukturen oder ähnlichem möglich. Besonders aussagekräftig ist die Kennzahl, wenn sie in Zusammenhang mit der Produktivität der Mitarbeiter gesetzt oder im Konkurrenzvergleich betrachtet wird.

• Personalkosten je Stunde (gesamte Personalkosten / Anzahl der Arbeitsstunden):
  Die gesamten Personalkosten können hierbei, sowohl mit der Anzahl der produktiven Arbeitsstunden als auch mit der Anzahl der anwesenden Arbeitsstunden eines Mitarbeiters in Relation gesetzt werden. Bezieht man sich in der Kalkulation auf die Anzahl der anwesenden Stunden der Mitarbeiter, dann erhält man die durchschnittlichen Kosten einer Stunde Arbeitszeit. Verwendet man die Anzahl der produktiven Arbeitsstunden als Grundlage, erhält man die Kosten je Stunde, die für die Herstellung einer Leistung des Unternehmens aufgewandt wurde. Beide Werte sind zentrale Bestandteile der Kosten und Leistungsrechnung und somit wichtig für die Preiskalkulation. Ist bekannt, was eine produktive Arbeitsstunde kostet, lässt sich beispielsweise der Personalaufwand je produzierter Einheit berechnen. Die Personalkosten je Stunde lassen sich zudem auch nach den einzelnen Kostenstellen aufgliedern. Zur Steigerung der Aussagekraft kann diese Kennzahl im Vergleich zur Konkurrenz analysiert werden.

• Mitarbeiterzufriedenheit (regelmäßige Messung durch Befragungen):
  Die Mitarbeiterzufriedenheit ist eine qualitative Kennzahl, die sich durch Bewertungen auf Skalen (bspw. 1 bis 10) quantifizieren lässt, sodass die Maßnahmen zur Steigerung der Zufriedenheit ausgewertet werden können. Ebenso sind Textfelder zu nutzen, in denen die Mitarbeiter ihre Wünsche und Verbesserungsvorschläge äußern können. Für eine bessere Qualität der Antworten sollten die Umfragen bewusst kurzgehalten werden. Die Befragungen sind im regelmäßigen Turnus durchzuführen, um eine Entwicklung der Mitarbeiterzufriedenheit zu messen. Des Weiteren können zusätzlich Mitarbeiter in persönlichen Gesprächen befragt werden, um deren Meinungen zu erfahren.

• Produktivität der Mitarbeiter (Produktionsmenge bzw. Umsatz / Arbeitsstunden bzw. Mitarbeiter):
  Die Produktivität der Mitarbeiter beschreibt das Verhältnis zwischen erbrachter Leistung und den eingesetzten Arbeitsstunden bzw. Mitarbeitern. Die Produktivität ist ein zentraler Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Für produzierende Unternehmen ist die Betrachtung der Produktionsmenge relevant. Während im Dienstleistungssektor die theoretische Anzahl der produktiven Stunden (projektbezogen und abrechenbar), mit denen ein Beschäftigter Umsatz erzielt, berechnet wird:
  Anzahl produktiver Soll-Stunden = Gesamtstunden – (Urlaubstage + Krankheitstage + Weiterbildung während der Arbeitszeit)
  Zielumsatz des Mitarbeiters = Anzahl produktiver Stunden * Stundensatz
  Die Anzahl produktiver Soll-Stunden ist der Anzahl produktiver Ist-Stunden gegenüberzustellen und die Abweichungen zu analysieren bzw. Maßnahmen zu definieren.
  In deutschen Industrieunternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten wurde im Jahr 2019 ein durchschnittlicher Umsatz in Höhe von 319.400 EUR pro Mitarbeiter erwirtschaftet. Im Vergleich dazu waren es im Jahr 2005 noch 264.600 EUR.[8]

[1] https://www.destatis.de/DE/Themen/Arbeit/Arbeitsmarkt/Qualitaet-Arbeit/Dimension-2/krankenstand.html

[2] https://www.iwd.de/artikel/krankenstand-in-deutschland-498654/

[3] https://www.iwd.de/artikel/krankenstand-in-deutschland-498654/

[4] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/664601/umfrage/fluktuation-der-sozialversicherungspflichtigen-beschaeftigung-in-deutschland-nach-wirtschaftszweigen/

[5] https://www.haufe.de/personal/hr-management/weiterbildung-investitionen-oft-verschwendet_80_491694.html

[6] https://www.bib.bund.de/DE/Aktuelles/2019/2019-09-26-BiB-Policy-Brief-Analyse-Alterung-und-Arbeitsmarkt.html

[7] www.bwl-lexikon.de/wiki/personalaufwandsquote/
www.handwerk-magazin.de/personalaufwandsquote/150/4/34861

[8] https://www.deutschlandinzahlen.de/tab/deutschland/branchen-unternehmen/industrie/umsaetze-je-beschaeftigten-in-der-industrie-nach-gueterproduzenten

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